Vergaderen… de meeste mensen kennen deze dagen wel. Lang bij elkaar zitten en praten over actuele onderwerpen. Vergaderen wordt vaak als vervelend en tijdrovend ervaren. Een vergadering kan ook anders verlopen. Met de juiste voorbereiding en een afwisselende agenda kan het een leuke en zinvolle dag worden.

Vergadervormen

De voorbereiding van een vergadering begint met het concreet maken van het doel. Als dit is vastgesteld kan de juiste vergadervorm gekozen worden.

  • Brainstormvergadering. Tijdens een brainstormvergadering komt iedereen aan het woord en worden er ideeën geopperd voor het oplossen van een probleem.
  • Instructievergadering. Er is al een beslissing gemaakt hoe het probleem wordt opgelost. Deze dag staat in het teken van uitleg geven aan de medewerkers en het verdelen van de taken.
  • Informatieve vergadering. Tijdens een informatieve vergadering staat het uitwisselen van informatie centraal. Dit kan door middel van het geven van presentaties en het stellen van vragen.
  • Besluitvormende vergadering. Deze vorm van vergaderen kies je als er snel geschakeld moet worden. Deelnemers wisselen slechts in mate informatie en standpunten uit.

Om te zorgen dat de vergadering soepel verloopt heb je uiteraard gedacht aan de volgende punten:

  • Zorg voor een agenda zodat iedereen weet hoe de dag eruit gaat zien;
  • Nodig de deelnemers op tijd uit zodat de kans groter is dat iedereen aanwezig is;
  • Zorg voor een notulist.

Vergaderlocatie

Als je altijd in dezelfde ruimte vergadert is het verstandig om daar verandering in te brengen. Een nieuwe omgeving zorgt namelijk voor nieuwe indrukken en ideeën. Een saaie omgeving zorgt ervoor dat mensen de vergadering als vervelend gaan ervaren.

Invulling aan de vergadering

Als je het vastgesteld wat het doel is en welke vergadervorm je hiervoor gaat gebruiken is het tijd om invulling te geven aan de dag. Dit hangt uiteraard ook af van de mogelijkheden van de locatie.

  • Activiteiten. Een perfecte afwisseling van een vergadering is het inplannen van een activiteit. Denk hierbij aan bijvoorbeeld teambuildingsgames. Zo werk je direct aan een sterker team. Heb je zin om alle frustraties eruit te gooien? Dan kan een potje paintball zeer bevrijdend werken. Sluit je af met een activiteit of plan je het in als actieve break?
  • Apparatuur. Welke faciliteiten zijn er nodig om de vergadering perfect te laten verlopen? Dit kan een ouderwets krijtbord zijn maar ook hypermoderne touch screens.
  • Catering. Een vergadering maakt hongerig. Zorg voor een lunch en voldoende water en sluit eventueel de dag af met een stoere barbecue.

Wil je meer informatie over de organisatie van een vergadering? Laat hieronder je reactie achter of neem contact met mij op via het telefoonnummer: 0488 410 444